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人人事事精细化 工作产生大变化
发布时间:2018-10-17

编者按:2018年是精细化管理的开局之年,从组织架构精细化、岗位职责精细化到流程模板精细化,各部门、各岗位已经产生了许多高效动作、案例,逐步向动作习惯精细化的目标迈进。下面,让我们一起走进发生在沃华医药贯彻落地“精细化”、创造卓越业绩的真实故事……


流程化表格化  强基础重规范


早上来到公司,质量部质量控制二组组长郑晖第一件事就是到实验室“逛一圈”,从今年7月份开始,每天坚持,逐渐成了一种动作习惯。为了规范实验室管理,质量部制定了“实验室基础工作精细化管理流程”,对班前、班中、班后的检查内容作了更为严格的要求,并以流程图的方式体现,简洁明了,更便于执行;还明确了实验室现场卫生管理、定置管理、文件记录等检查标准,涵盖了所有注意点,全方位无死角,非常全面、细致;同时,配套制定了“实验室日常检查表”,如果发现问题及时记录、及时告知责任人整改,“痕迹化”使得问题可追溯,也容易循环解决。这可不是简单、轻松的“逛”,而是具有很强的目的性、方向性,对于发现的问题有的口头警告、有的立即整改、有的纳入绩效考核。这一动作习惯产生了怎样的效果呢?


走进实验室,现在你会发现许多变化:所有试验台、抽屉、实验仪器的卫生定置,小组内部按实验人员职责分工作了划分、各扫门前雪,如此一来,现场变得更加整洁、干净。试剂的管理也更加精细化,统一了摆放的方向和类别,看起来更加有序、取用也更加便捷。翻看7、8、9月份“日常检查统计表”,我们发现问题点越来越少,彻底杜绝了重复出现的问题,GMP规范化水平得到了大幅提升。团队的精神面貌也是焕然一新,一种积极向上的风气正在形成。
7月份,质量部就已经完成了实验室管理、质量监控管理等6个流程的制定,执行中对流程再加以不断优化、固化,形成了良好的闭环管理。长期、一贯、一致坚持下去,质量团队一定会产生更大的变化、创造更大的业绩。


职责流程精细化  储运工作创业绩


储运部的成立,是工厂组织架构精细化的结果。借此契机,储运团队在岗位职责精细化、流程模板精细化上持续发力,已经产生了许多高效动作,取得了很好的业绩。


今年,工厂要求各部门加大周检力度,及时发现问题、及时解决问题,并将每周检查情况上报给工厂负责人。储运部严格落地,把仓库管理作为主要检查对象,每周至少检查一个类别的库房,每月做到全覆盖。建立了周检内容清单,检查的内容和标准一一列式,抽查品种的数量也作了明确规定,确保库房账物卡的一致性。检查结果会及时告知保管员,有的在“群”中进行通报,形成整改方案并持续跟踪。同时,对原料、辅料、成品入库、发出等流程都作了梳理,尤其是跨部门的工作交接更加精细化,像车间成品入库前的寄存待验,对流程梳理后,动作作了优化,部门衔接更加顺畅,还方便了后期产品入库时的复核。“今年原料养护也是严格按流程执行,较往年提升了很多,这也是我们周检的重点,一旦发现异常,及时通过熏杀或晾晒等方式处理。通过周检也使得‘四个及时’得到了更好地落地”,储运团队用实践证明:只要落地好精细化,就一定会产生业绩。


部门职责、岗位职责的精细化也已经列入到储运团队精细化管理的日程表,通过职责的梳理,使得各自职责更好界定、更加清晰,职责不清、扯皮推诿将不复存在,这样工作才能更加顺畅、更好协调,也会更加轻松。


信息化遇上精细化  服务水平上台阶


9月份,最新版本的OA系统与大家见面,升级后,操作界面更加美观、时尚,工作流响应与数据检索速度和稳定性上得到了很大提升,功能上结合大家反馈的“新版浏览器不支持”“手机客户端不稳定”等问题,作了大幅改进优化,手机移动端的升级更是满足了移动办公的需要。“优服务,良好的用户体验是我们的不懈追求和努力的方向”,在OA系统的精细化管理上,信息化团队一直在后台默默付出。


表单设计精细化,签批界面更简洁:签呈表单样式美观了,必填项目更清晰了,把职务称谓与管理授权作了逐一对应,近百项称谓得到优化,流转关系更加明确。功能上从顾客角度出发,签批意见更加自动化和一致性,使用也方便了。同时,以问题为导向,以精细化加快问题解决。针对日常工作中经常出现的选错签呈和签呈转交选错经办人的问题,信息化团队“分门别类”,为各部门建立了专属的流程权限模板,限定了流程的发起权限及查询权限,指定了流程各步骤具体的经办人员。这样一来,选错签呈、转交错误的情况明显减少了,签呈的正确使用,既提升了业务部门工作效率,又减少了签呈维护的工作量,实现了“双赢”。 


加强部门协同,资源共享更加精细化。信息化团队及时响应业务部门需求,结合彼此需求之间的关联性,打通了OA、EAS、s-HR三大系统之间的壁垒,功能上增加了相互间的提醒告知,一方结束、系统自动提醒,效率自然提升了。还制定了“流程上线规范流程”,并借助“群”这一工具,部门协同更顺畅,流程上线或调整及时分享、及时告知,内部也建立起了互审机制,工作更加细致、严谨。信息化团队已经尝到了精细化的甜头,也一定会越走越远。


人人事事精细化  工作产生大变化


“山东半岛国家自主创新示范区发展建设资金项目”获批,研发部“项目申报流程模板”的运用,工作变得更加从容、自信;“定期报告编报流程”的梳理,使得资本市场部与财务部之间的分工更为明确、合作更加顺畅,信息披露工作变得更为准确、高效;工厂精细化管理会议每周循环,29项精细化管理计划正在逐步落地实施,管理水平、效率不断提升。通过精细化管理,各部门取得了更大的业绩,每个人也是受益匪浅。


人事行政部孙娇娇主要负责公司日常宣传工作,比如微信公众号维护、微信群新闻日报、周播报视频更新,相对琐碎。为了避免遗漏,她制作了一份“日常宣传工作动作循环表”,确定了每日、每周、每月、每季度不同工作的循环周期,并用不同颜色标明各项工作的轻重缓急,做到心中有数。工作越来越精细化,定会加快个人成长和业绩的取得。


在刚刚过去的9月份,丸剂制剂工王玉林被评为制剂车间的“敬业之星”。从车间管理到一线员工、甚至维修工,一提起王师傅,都会竖起大拇指。王师傅所在的水丸工序产品质量控制难度很大、控制要求很高,这是工作的重点也是难点。磨刀不误砍柴工,每天开工前、生产结束后,设备清洁严格按照操作规程,每个细节、每个动作都做到位。生产过程中,无论是生产现场还是容器具、电子秤都及时清洁,王师傅也把这些好习惯传给了新员工。8月份,水丸合格率达到了100%。为了保证供应,还主动要求拖班、加班生产,任劳任怨。“尽全力把自己工作做好,确保产品质量合格”,这就是王师傅眼中的“精细化管理”,不是那么高大上,而是实实在在地关注着细节、热爱着工作。


人人事事精细化,工作产生大变化。只要真正地践行组织架构精细化、岗位职责精细化、流程模板精细化这三个关键要素,我们就一定能实现动作习惯精细化的目标,也一定会创造可持续卓越业绩!

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