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小优化大变化 小动作大提升
发布时间:2018-11-16

编者按:刚刚过去的10月,公司顺利通过山东省食品药品监督管理局药品GMP认证现场检查,生产质量管理水平获得认可;作为潍坊市医养健康产业现场观摩重点企业,市卫计委组织全市相关部门领导及专家100余名莅临指导,强大的企业文化与独家产品线获得赞誉……卓越业绩的背后,总能找到“精细化管理”的影子。下面,让我们一起走进更多发生在沃华医药“精细化管理”的真实故事……


车间管理精细化  点滴之中成习惯


在不同车间以及不同工序之间,半成品物料交接是很常见的工作。交接时,体现产品名称、批号、工序、数量等内容的信息会被登记到“物料状态标识”上,这张物料卡片是该批物料运输的身份证。硬卡纸质的物料卡片顶端有个小孔,需要操作工用绳子穿过小孔拴在物料袋上,或用铁丝拴在装有清膏的不锈钢桶上。但在操作时,会因为用力过猛穿破或者搬运时不注意扯掉了,还有打了一个比较松的结造成脱落的,需要再重新写、重新拴。发现这个问题后,生产部同事立即到车间提取、一步制粒、片剂等多个工序了解情况,经过实地调研和讨论,最后决定给物料状态标识穿上保护衣——“卡套”,一个透明的、尺寸相等的塑料卡套。这个9月优化的小动作不仅操作方便,还缩短了每次重新检查的时间,也避免了在运输中遗失的风险。


“精细化管理并非高大上,而是接地气、可执行的,要从一点一滴做起”,这在车间内部已经成为共识。制剂车间,近期重点推行定置管理和卫生管理的精细化,各工序生产现场贴上了地标线,周转箱、平板车、地距等固定位置摆放,从哪儿拿的放回哪儿,使用时也不用来回找,现场整洁许多、更重要的是便捷。前处理车间,重点推行生产前清场确认检查和偏差管理的精细化,开工前第一件事就是对照表格逐项检查“人员、卫生、定置、操作、记录”等是否达标,班组长进行复核,有问题的必须整改到位才能开机,将已有的好习惯固化下来、推而广之,这便是核心习惯的力量。当然,生产一线还有更多细节的动作、更多不起眼的变化正在发生。精细化管理,首先要内化为一种自发意识。


日巡周检精细化  设备管理上水平

 

工厂“三要素四循环群”里,每周都会看到装备部设备管理团队上传的“设备管理现场检查记录”,有详细的文字描述,并配有现场检查的照片,图文并茂。这样既便于责任工序、责任人对照检查情况及时整改,也便于问题的跟踪循环。今年,设备管理团队在“日巡周检”上更加精细化,产生了许多高效动作。


设备巡检方案更加精细化,检查方式上对频次作了明确限定,日巡严格要求每天1次,除了生产车间,办公楼、研究院、污水站也被列为21个巡检区域之中;“设备巡检表”更是依照各工序分别确定相应的检查项目,共有106个。巡检全方位、无遗漏,每一处设备都不会被“冷落”,在方案里它们都有了自己的责任人、重点巡检点。每天巡检结束后,部门微信群里都会看到当天巡检记录图片,每时每刻的“直通车”,交流沟通、协调解决更方便。据此,设备管理团队还整理出了“设备巡检流程图”,简洁明了,即使是一位新入职的员工也很容易遵照操作执行。


除了设备巡检,设备管理团队也梳理出一套设备管理流程,从开箱验收、安装调试到性能确认,从人员操作培训、考核到设备验收,一直到最后的文件归档,详尽完善、环环相扣。设备管理涉及到多个部门,为了便于流程执行顺畅,还形成了培训考核确认等5个模板。“现在工厂设备运行良好,明显感觉故障比以往了少了很多”,因为管理越来越精细化,一线维修工的真实感受在我们的意料之中。


硬件软件精细化  优工艺目标必实现


“工欲善其事,必先利其器”,研发部实验室、办公区改造升级完成,高效液相色谱仪等“顶配”的实验仪器已经投入使用,一批年轻的新鲜血液也已强力注入,技术团队现在是“兵强马壮”。再有“精细化管理”助力,“优工艺”目标的实现还会远吗?


今年,研发部一直在持续推进着中药标准化项目、经典名方、保健品开发等工作,人员、设备、高效动作等资源得到了充分共享。实验室改造及后期的对照品规范管理、现场卫生定置、各类物品管理,这些都列入了部门精细化管理计划中,明确分工、专人负责,每周部门服务会上动作循环。有了硬件的保障,实现了多品种同时检测,不用再等靠,实验数据就能及时出具,大大提升了检测效率。规范化管理更确保了数据的准确、真实、可靠,为工艺规范、生产顺畅提供了有力保障。


软件上也是更加精细化,技术团队正在着手建立公司各品种的档案,将覆盖产品的临床、推广、科研、工艺等整个生命周期。“产品自己不会说话,品种档案则会为它发声,这将是一笔宝贵的软资产,使得我们的独家好药得到更好的传承”,其实,精细化管理不仅要求我们立足当前,更要着眼未来。除此之外,部门内部的新员工培训也产生了高效动作:用活“三要素四循环”总抓手,每周小组服务会上只聚焦“问题”,是问题讨论也是技能培训;每月组织两次培训会,相关法律法规、技术指导原则等基本知识和仪器使用、薄层鉴别、文件记录等基本操作都见诸会上,理论知识储备了,基础更牢靠;实操经验、注意事项分享了,让新员工少走了弯路、降低了试错成本。


小优化大变化  小动作大提升  


“管理制度化、制度表单化、表单信息化”是台塑集团管理的最大特点,信息化技术手段在其中扮演了非常重要的角色。公司财务信息化运行维护与管理的任务很重,部门2018年精细化管理计划动作循环表中,“信息化提升”作为“优服务”的一项精细化动作被列入。现在进展得怎么样呢?


一直以来,财务系统、税务系统是相对独立运行的两套系统,重复性的数据录入、维护始终困扰着开票人员和核算人员。打破数据信息孤岛、建立两套系统连接,变得迫在眉睫。一分钟动作,从1月份开始,财务部核算组每周服务会上进行循环。根据需求充分市场调研,以合理价格购买到一款第三方软件,便建立起了系统连接,搭建起了数据共享的桥梁,也给工作带来了效率的提升。精细化管理就需要我们聚焦日常工作,从问题出发,事无巨细,使业务流程更顺畅,使每位员工的作用得到充分发挥。


今年,核算团队对销售回款流程作了优化,将k3系统录入回款的业务转到了EAS系统,就是这样一个信息化上的小优化,却给商务部、财务部工作带来了大变化:商务部款项查询人员每天从EAS系统中就可以随时查询收款记录,不再需要出纳每天查款发送,流程得到了简化;款项录入人员也可以直接在收款单中维护商业和收款类型等信息。核算人员根据提交的单据直接生成凭证,减少了查款、人工审核等环节,所有收款凭证一键生成,不再手工录入凭证,工作效率、审核准确率自然都提升了。


财务核算团队还借助“群”基本工具和有效动作会,及时发现问题,建立动作循环表,分析原因、及时协调解决,20余项问题被及时处理,10余项问题正在跟踪循环……期待着财务部产生更多的小优化、小动作,带来更多的大变化、大提升。


2018年,各部门、各岗位积极落地“精细化管理”,产生了许多高效动作,取得了巨大成效。精细化管理,永远在路上,我们还需要不懈践行,最终实现动作习惯精细化的目标,创造可持续卓越业绩!


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    2018-11
    受山东省食品药品监督管理局审评认证中心的委派,2018年10月15日至10月17日,由姜宏、张兵、王嘉伟一行3人组成的检查组对公司进行了GMP认证现场检查,潍坊市食品…