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“三要素四循环”: 彻底实现管理精细化
发布时间:2019-04-23

?编者按:“三要素四循环”是“定时定点定人”和“倾听、讨论、决策、动作循环表”,在今年有效动作?表彰会上,董事长赵丙贤先生在讲话中提到“‘倾听、讨论、决策’是做对的事的过程,‘动作循环表’是把对的事做好的过程。班组、部门每天或每周定时定点定人不断循环,才能切实把对的事做好”。2019年是公司彻底实现管理精细化的一年,“做对的事,把对的事做好”,正需要我们“时习”“三要素四循环”总抓手。下面,让我们一起走进发生在沃华医药“三要素四循环”不断精细化的真实故事……


更精细化的分享,资源共享也更高效


高效动作、低效动作、无效动作、错误动作“四类动作”分享,是27个有效动作会的一项重要议程。为了同专业、同岗位人员更高效的学习复制,“动作精挑细选、案例耐心打磨”是每一位会长、会员都在思考的问题。


行政经理有效动作会有近40名会员,每月会收集到20多个动作案例,如何高效利用好1个小时左右的会议时间,让各位会员学习交流来提升工作技能?每次会议突出主题,或文化理念落地、宣传报道,或行政接待服务、后勤管理,在动作案例选择上各有侧重,这样就使得交流更充分、讨论更聚焦。会上分享的动作案例确定后,会员们参照“案例模板”,挖掘案例发生前的任务或问题、具体的动作细节、定量业绩、定性感受等9个方面要素,案例变得更丰满,分享也更生动。


1月份会上,康辰药业人事行政部王云霞分享了在GMP认证汇报材料准备的案例:面临着时间紧急、专业性强的问题,因为沃华医药认证在前、且已顺利通过,便复制成型的汇报材料模板,再结合公司实际情况,对动作、数据进行修改完善,大大节省了时间和精力。趁热打铁,会上沃华人事行政部王晨、刘义飞分别从内部材料整理、外部文件阅办两个角度作了材料写作的专题分享,结合工作中遇到的具体案例,有高效动作,也有注意事项,供各公司会员们充分资源共享。 


更高效的沟通,更密切的合作


3月14日山东新闻联播上,公司黄金单品“脑血疏口服液”体验了一把“网红”的感觉,115秒的亮相赢得了近3万次观看,实实在在“火了”一把。全国两会再度下调增值税税率及潍坊高新区一系列减税降费新政策,使得企业加大研发投入的决心更足了,研发创新的积极性更大了。工厂研发联席会作为工艺优化、实验研究的总抓手,今年有哪些精细化的动作呢?


倾听的面更广、更深入,讨论更透彻。产品研发创新不仅周期长,还涉及到人员组织、设备管理、生产工艺、质量控制等方方面面。根据循环解决的事项,今年每次会上更有针对性地邀请工厂质量部、装备部、生产车间等相关人员参加,“头脑风暴”、集思广益,意见建议也及时反馈,“问题不辨不明,质疑的声音少了,就能达成共识。参会的面广了,这样避免了信息在传递中失真,也便于各部门执行落地各项决策。”研发部技术组研发员说到。 


沟通方式更灵活,直面问题,合作更密切。除了会上正式的讨论、辩论,研发部在跟班生产中,还会积极地询问、听取一线班组长、操作工的生产情况及经验反馈,在片剂、口服液剂等试验研究上带来了非常大的帮助。2月份工厂研发联席会上,对跟班生产的数据统计发现:丹参等药材提取后抽液速度慢、耗时长。经过讨论了解到,康辰药业提取工序经验丰富,在2018年GMP认证时受到了专家组高度评价。一分钟动作,会后研发部与康辰工厂提取车间主任宫滨直接沟通,最终确定复制康辰工厂动作,调整了过滤筛网。如此一来,在确保产品质量的前提下,带来了生产效率的较大提升。


真心倾听、充分讨论,只为做对的事

   

3月份,工厂全员竞聘已告一段落,新的工厂团队成立,一批有着良好信誉记录和业绩记录、有着激情和干劲的人员走上了新的管理岗位。“‘三要素四循环’是我们部门推进工作的一个有利抓手”,新晋升为工厂装备部经理的王浩这样说的,也是这样做的。


每周服务会上,听到了更多来自一线反馈意见建议的声音。3月5日会上,为做好备品备件管理,王浩经理提出要加强领用过程控制,两位车间维修班组长更有发言权,纷纷出谋划策,最后讨论确定了一件“对的事”:建立微信群,发布领用信息,公开透明;建立相应台账,及时记录。各组工作交流中,以问题为导向,能够确定的事项果断决策,特殊事项不能确定的,则通过召开专题会的形式讨论解决,会议效率得到了明显提升。


会上纳入循环表的事项,看到了更多管理人员来到现场解决问题的身影。今年,装备部在发挥“动作循环表”作用上下了功夫,先是与部门责任状、绩效考核表形成了联动:部门责任状中的目标任务层层分解、细化为各战术单元组具体可量化、可执行的动作标准,既作为员工个人绩效考核表中的考核指标,又纳入到动作循环表中。其次是加大跟踪循环力度,不仅仅局限在每周服务会上,对重要紧急的事项“有时候一天循环三四次,你就会不得不来到现场了解情况、协调解决”。新团队、新气象,相信工厂团队也一定会创造出更大的业绩。


循环循环循环,才能把对的事做好

   

经过倾听、讨论,把决策后“对的事”纳入动作循环表,不断地跟踪循环,直至“对的事”循环结束、产生业绩,这是把对的事做好的过程。“动作循环表”作为“把对的事做好”的工具,在各级服务会上都发挥着很大的作用。


沃服会上讨论、决策的事项都是一些公司的大事、要事、难事,像心可舒片等主打产品市场供应、脑血疏口服液包装线自动化改造,这类事项循环起来时间跨度很长,需要一个季度、半年或者一整年。每周跟进“动作循环表”,既是对责任部门的一种督促、提醒,也加强了各成员对循环事项的全面、系统了解,从营销、研发、生产、财务等角度提出了更多专业性的意见建议,大大提升了经营管理水平。在近期“10万元以上事项”——心可舒片纸盒采购讨论中,与会人员提出:鉴于当前经济形势和企业现金流基础上,“现金结算”的付款方式能否给公司带来更大效益?这一提议,拓展了采购、财务人员谈判思路,“降本增效”目标一定会实现。


3月13日,新的采购组成立,统一负责公司全部生产及非生产类物资和服务采购工作。新平台、新业务领域、新挑战,采购团队将流程梳理、制度修订等“大事”和日常采购等“急事”都放到“动作循环表”里,确保各项工作有条不紊地开展;3月19日工厂服务会上提出,将厂服会、生产质量分析会、能源分析会等服务会“动作循环表”中,由工厂层面负责循环解决的事项,与各部门责任状挂钩,加强考核促执行……循环循环循环,我们一定能“把对的事做好”。


2019年,只要“时习”“三要素四循环”总抓手,我们才能够切实落地“做对的事,把对的事做好”,才能够真正彻底实现管理精细化,也才能够创造可持续卓越业绩!


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